Manajemen Daftar Tamu

Guest Database adalah pusat penyimpanan data semua orang yang diundang ke acara Anda. Mengelola daftar ini secara terpusat menjamin kelancaran komunikasi undangan dan kecepatan check-in saat hari-H.

Cara Mengimpor Daftar Tamu dari Excel

Anda dapat mengunggah ratusan hingga ribuan data tamu sekaligus menggunakan file Excel:

1. Masuk ke menu Tamu -> Data Tamu di dashboard admin.
2. Klik tombol "Impor Excel".
3. Unduh Template Excel resmi yang disediakan. Penting: Jangan mengubah atau menghapus kolom header template agar tidak terjadi kegagalan pemetaan data.
4. Isi data tamu: Nama Tamu, Nomor WhatsApp (gunakan format kode negara, misal: 62812xxxxxx), Kategori Tamu (VIP/Keluarga/Reguler), Batas Pax, dan Nomor Meja (jika ada).
5. Unggah file Excel tersebut. Sistem akan memproses data tamu Anda dalam hitungan detik.

Mengelompokkan Kategori Tamu

Pengelompokan tamu mempermudah Anda dalam kustomisasi template WhatsApp blast, memfilter data, serta mengatur susunan duduk. Kelola melalui menu Tamu -> Kategori:

• VIP / VVIP: Untuk tamu prioritas dengan penanda khusus di scanner dan notifikasi otomatis.
• Keluarga (Family): Untuk mempermudah pengaturan meja besar.
• Reguler / Rekan Kerja: Kategori umum dengan sistem pewarnaan badge otomatis.

Notifikasi Instan Kehadiran Tamu VIP & VVIP

Dapatkan pemberitahuan langsung saat tamu penting tiba di lokasi acara. Konfigurasi nomor PIC melalui menu Pengaturan -> Pengaturan Event (Tab Alert VIP):

• Alert Suara & Visual Khusus: Saat QR Code VIP dipindai, layar scanner menampilkan popup penanda khusus dan sinyal suara instan.
• Notifikasi WA ke Panitia (PIC): Sistem secara otomatis mengirimkan pesan WhatsApp real-time ke nomor HP panitia/PIC yang ditunjuk berisi nama tamu, kategori, dan gate tempat tamu check-in.
• Live Feed Widget: Pantau daftar kehadiran VIP secara real-time langsung dari widget Live Feed di Dashboard Acara.

Pencarian Cepat & Edit Data

• Gunakan kolom pencarian di menu Tamu -> Data Tamu untuk mencari nama tamu secara instan berdasarkan nama, nomor HP, atau kategori.
• Jika ada perubahan nomor WhatsApp atau meja mendadak, klik tombol Edit pada baris tamu, lakukan perubahan, dan simpan. Perubahan otomatis diselaraskan ke seluruh HP scanner staf registrasi.

Hubungan Wisudawan & Orang Tua (Pengelompokan Keluarga)

Untuk acara seperti wisuda kelulusan atau gathering keluarga, Anda dapat mengaitkan anggota keluarga atau pendamping ke satu data tamu perwakilan:

• Batas Headcount (Pax): Tentukan total kuota kehadiran rombongan (misal: 3 pax untuk wisudawan beserta 2 orang tua pendamping) pada kolom Pax saat impor Excel.
• Kombinasi Data: Sistem menyimpan rincian nama atau nomor kursi pendamping di bawah satu data induk perwakilan wisudawan.
• Check-in Kelompok: Ketika QR Code wisudawan dipindai di pintu masuk, sistem mendeteksi seluruh nomor kursi keluarga dan mencatat kehadiran rombongan secara terpadu untuk mempercepat antrean.