Kebijakan Privasi BukuTamu

1. Ruang Lingkup Kebijakan

Kebijakan ini mengatur pemrosesan data pribadi dan data operasional yang kami lakukan saat Anda mengakses situs, membuat akun, mengelola workspace, menjalankan event, mengunggah daftar tamu, menggunakan fitur RSVP, check-in, komunikasi, analitik, billing, integrasi pihak ketiga, serta saat Anda berinteraksi dengan tim support kami.

Buku Tamu by Einvite.id beroperasi dengan model paket per event. Setelah event dinyatakan selesai, event dapat tetap tersedia untuk diakses oleh pelanggan dalam mode baca saja (read-only) selama masa retensi data yang berlaku sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini dan Syarat & Ketentuan kami.

Secara umum, data event dapat tetap tersedia hingga 180 (seratus delapan puluh) hari kalender sejak event dinyatakan selesai. Sebelum masa retensi berakhir, pelanggan bertanggung jawab untuk mengunduh dan mengarsipkan data yang ingin dipertahankan.

Kebijakan ini mencakup data yang dikumpulkan secara langsung dari Anda, data yang dibuat saat layanan digunakan, serta data yang kami terima dari integrasi dan mitra teknologi yang Anda aktifkan.

2. Data yang Kami Kumpulkan

• Data akun dan identitas, seperti nama, alamat email, nomor telepon, nama perusahaan, nama workspace, kredensial login, dan preferensi akun.
• Data event dan operasional, seperti nama event, lokasi, waktu penyelenggaraan, daftar tamu, kategori tamu, RSVP, check-in, seating, souvenir, broadcast, QR, serta catatan aktivitas yang Anda masukkan ke sistem.
• Data billing dan transaksi, seperti paket event, riwayat invoice, status pembayaran, bukti transfer, identitas penagihan, dan metadata pembayaran yang relevan.
• Data teknis, seperti alamat IP, jenis browser, sistem operasi, device identifier, log error, log audit, performa halaman, dan aktivitas keamanan.
• Data pemasaran dan analitik, termasuk cookie, event measurement, atribusi kampanye, conversion tracking, audience analytics, dan parameter yang diproses melalui Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, atau alat serupa yang kami gunakan dari waktu ke waktu.

3. Tujuan Penggunaan Data

• Menyediakan, mengoperasikan, mengamankan, dan meningkatkan layanan BukuTamu.
• Memproses registrasi akun, autentikasi, reset password, onboarding workspace, billing, dan dukungan pelanggan.
• Menjalankan fitur event, RSVP, guest management, reporting, komunikasi, dan workflow operasional lainnya.
• Mendeteksi, mencegah, dan menyelidiki penyalahgunaan, spam, fraud, akses tidak sah, atau gangguan keamanan.
• Mengukur efektivitas kampanye, memahami perilaku penggunaan produk, serta mengoptimalkan pengalaman pemasaran dan konversi.
• Memenuhi kewajiban hukum, audit internal, pelaporan, serta permintaan yang sah dari otoritas berwenang.

4. Peran Kami atas Data

Untuk data akun, billing, dan relasi pelanggan langsung dengan BukuTamu, kami bertindak sebagai pengendali data sepanjang diperlukan untuk operasional layanan kami.

Untuk data tamu, RSVP, daftar hadir, broadcast, dan data event lain yang Anda unggah atau kelola di dalam platform, Anda atau organisasi Anda bertindak sebagai pihak yang menentukan tujuan penggunaan data tersebut. Dalam konteks ini, BukuTamu bertindak sebagai penyedia layanan atau operator data sesuai instruksi yang Anda berikan melalui penggunaan platform.

Anda bertanggung jawab memastikan bahwa Anda memiliki dasar hukum, pemberitahuan privasi, dan persetujuan yang diperlukan sebelum memasukkan data tamu atau pihak ketiga ke dalam BukuTamu.

5. Cookie, Google Tag Manager, Google Analytics, dan Google Ads

Buku Tamu by Einvite.id dapat menggunakan cookie esensial dan teknologi sejenis untuk menjaga sesi login, keamanan, preferensi bahasa, serta stabilitas aplikasi.

Kami juga dapat menggunakan Google Tag Manager untuk mengelola tag pengukuran, Google Analytics untuk analitik penggunaan, Google Ads untuk conversion tracking dan evaluasi kampanye, serta Meta Ads untuk pengukuran kampanye, audience matching, dan remarketing sesuai konfigurasi yang berlaku di lingkungan produksi.

Data yang diproses melalui alat tersebut dapat mencakup page view, event interaksi, sumber trafik, campaign parameters, device metadata, dan conversion signals. Anda dapat membatasi cookie melalui pengaturan browser, namun sebagian fungsi layanan mungkin tidak berjalan optimal jika cookie esensial dinonaktifkan.

6. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Kami hanya membagikan data sejauh diperlukan untuk penyediaan layanan, pemenuhan hukum, atau kepentingan operasional yang sah. Penerima data dapat mencakup:

• penyedia hosting, infrastruktur cloud, CDN, monitoring, dan backup;
• penyedia email, notifikasi, payment gateway, dan layanan billing;
• penyedia komunikasi dan integrasi pihak ketiga yang Anda aktifkan, termasuk provider WhatsApp atau alat engagement lain;
• penyedia analitik dan iklan seperti Google Tag Manager, Google Analytics, dan Google Ads;
• konsultan profesional, auditor, penasihat hukum, atau otoritas yang berwenang bila diwajibkan oleh hukum.

Kami mewajibkan pihak ketiga terkait untuk memproses data sesuai tujuan yang sah, menjaga kerahasiaan, dan menerapkan perlindungan yang wajar.

7. Penyimpanan dan Retensi Data

Kami menyimpan data selama akun Anda aktif, selama diperlukan untuk penyediaan layanan, atau selama dibutuhkan untuk kepentingan audit, sengketa, penagihan, backup, keamanan, dan kepatuhan hukum.

Untuk data event yang dikelola melalui BukuTamu, setelah event dinyatakan selesai, event dapat tetap tersedia bagi pelanggan dalam mode baca saja (read-only). Dalam periode tersebut, beberapa fitur operasional dapat dibatasi atau dinonaktifkan, namun pelanggan tetap dapat melihat data, laporan, dan informasi event yang tersedia selama masa retensi masih berlaku.

Secara umum, data event dapat tetap tersedia hingga 180 (seratus delapan puluh) hari kalender sejak event dinyatakan selesai. Pelanggan bertanggung jawab untuk mengunduh, mengekspor, dan mengarsipkan laporan, data tamu, data kehadiran, RSVP, file yang diunggah, dan informasi lain yang ingin dipertahankan sebelum masa retensi berakhir.

Setelah masa retensi berakhir, sebagian atau seluruh data event dapat dihapus secara permanen dan data yang telah dihapus mungkin tidak dapat dipulihkan kembali. Kami dapat menyimpan sebagian data tertentu untuk jangka waktu lebih lama apabila diwajibkan oleh hukum, perpajakan, keamanan, audit, investigasi fraud, penyelesaian sengketa, atau kewajiban kepatuhan lainnya. Data yang tidak lagi diperlukan akan dihapus, dianonimkan, atau diarsipkan secara aman sesuai kebijakan internal kami.

Pelanggan memahami bahwa penghapusan data setelah masa retensi berakhir merupakan bagian dari siklus operasional normal layanan dan bukan merupakan kegagalan layanan, kehilangan data yang tidak sah, ataupun pelanggaran kewajiban penyimpanan data oleh PT Einvite Karya Sejahtera.

8. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi data dari akses tidak sah, perubahan, pengungkapan, kehilangan, atau penghancuran. Langkah tersebut dapat mencakup kontrol akses berbasis peran, audit log, pembatasan jaringan, proteksi webhook, backup, dan pengamanan autentikasi.

Walaupun kami berupaya menjaga keamanan layanan, tidak ada sistem yang dapat dijamin 100% bebas risiko. Anda juga bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial akun, membatasi akses internal, dan menggunakan praktik keamanan yang baik.

9. Hak dan Pilihan Anda

• memperbarui data akun dan profil Anda melalui dashboard bila fitur tersedia;
• meminta akses, koreksi, atau penghapusan data tertentu sesuai hukum yang berlaku;
• menutup akun atau berhenti menggunakan layanan;
• mengatur preferensi cookie melalui browser atau pengaturan perangkat Anda.

Untuk permintaan terkait data yang Anda unggah atas nama tamu atau pihak ketiga, kami dapat mengarahkan permintaan tersebut kepada penyelenggara event atau pelanggan yang menjadi pihak pengendali utama atas data tersebut.

10. Transfer Lintas Wilayah

Beberapa penyedia infrastruktur, analitik, komunikasi, atau iklan kami dapat memproses data di luar Indonesia. Dengan menggunakan layanan, Anda memahami bahwa data dapat diproses di yurisdiksi lain sepanjang diperlukan untuk penyediaan layanan dan sepanjang tersedia langkah perlindungan yang wajar.

11. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan fitur, proses operasional, kewajiban hukum, atau penggunaan mitra teknologi. Versi terbaru akan dipublikasikan pada halaman ini beserta tanggal berlakunya.

Jika perubahan bersifat material, kami dapat memberikan pemberitahuan tambahan melalui aplikasi, email, atau kanal lain yang wajar.

12. Kontak

Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami melalui detail kontak yang tercantum pada panel kontak halaman ini. Untuk kebutuhan legal atau perlindungan data, gunakan subjek email yang jelas agar permintaan dapat ditindaklanjuti lebih cepat.