Layanan Profesional Digital Guest Management untuk Event Anda
Lebih dari sekadar menyediakan platform. Tim kami membantu menyiapkan operasional tamu mulai dari persiapan data, konfigurasi sistem, pendampingan hari-H, hingga laporan pasca-event agar acara berjalan lebih lancar, profesional, dan terorganisir.
Setiap event memiliki kebutuhan operasional yang berbeda. Oleh karena itu, layanan kami dirancang fleksibel mulai dari konsultasi awal, persiapan database tamu, konfigurasi sistem, hingga pendampingan operasional agar implementasi berjalan sesuai kebutuhan acara.
Layanan kami dirancang untuk menangani event mulai dari puluhan tamu hingga ribuan peserta, termasuk konferensi nasional, wisuda universitas, acara pemerintahan, pameran, dan corporate gathering berskala besar.
Mengapa Menggunakan Layanan Kami?
Mengapa penyelenggara event mempercayakan operasional tamu kepada tim spesialis kami.
Alur Kerja Layanan
Persiapan data tamu sebelum acara, operasional presensi saat acara berlangsung, hingga rekapitulasi data sesudah acara.
Konsultasi
Pemetaan kebutuhan & alur gate event
Setup Sistem
Konfigurasi platform & alokasi meja
Import Data
Pembersihan format & tagging tamu
Testing & Briefing
Audit konfigurasi & briefing panitia
Dukungan Remote Hari-H
Pemantauan presensi real-time secara online
Laporan Pasca-Event
Rekapitulasi presensi & export Excel
Apa yang Termasuk dalam Layanan?
Layanan Buku Tamu Digital bukan hanya akses ke sistem. Yang dibantu adalah pengorganisasian alur tamu sebelum, selama, dan setelah event, sesuai kebutuhan operasional acara yang dijalankan.
Setup Event dan Konfigurasi Sistem
Tim kami menyiapkan konfigurasi event, struktur registrasi, QR Code, dashboard, hak akses staff, serta seluruh pengaturan teknis sebelum hari-H.
Import dan Pengelolaan Guest List
Tim kami membantu import data, membersihkan format Excel, mengelompokkan kategori tamu (VIP/Family), mengatur nomor meja, serta memastikan database siap digunakan.
Testing & Validasi Sistem
Sebelum hari-H kami melakukan pengecekan konfigurasi, simulasi alur registrasi, validasi QR Code, dan pengujian perangkat untuk memastikan seluruh sistem siap digunakan.
Pendampingan Operasional Hari-H
Bila diperlukan, tim spesialis kami membantu memantau dan mendampingi operasional registrasi secara remote/online untuk memastikan scanner, welcome screen, dan sistem berjalan lancar.
Real-Time Dashboard dan Report
Layanan mencakup pemantauan grafik kedatangan tamu dan ekspor laporan rekapitulasi data presensi, souvenir, gift, & statistik sesudah acara selesai.
Konsultasi Layanan
Konsultasi mendalam mengenai alur tamu, pembagian gate, kebutuhan hardware, dan opsi skema pendampingan yang tepat untuk acara Anda.
Perbedaan Fitur dan Layanan
Halaman fitur menjelaskan kapabilitas teknologi software. Halaman layanan menjelaskan pendampingan operasional dan bantuan tim kami untuk kesuksesan event Anda.
| Fitur Platform (Teknologi) | Layanan Profesional (Tim Kami) |
|---|---|
| QR Code Check-In | Membantu menyiapkan alur scan, data QR, akses staff, dan monitoring saat event berlangsung. |
| RSVP Online | Membantu menyiapkan alur konfirmasi hadir dan data awal tamu sebelum event. |
| Seating Management | Membantu merapikan data meja atau area duduk agar tim usher lebih mudah bekerja di lapangan. |
| Welcome Screen | Membantu menyiapkan tampilan sambutan dan alur informasi tamu saat scan berhasil. |
Ruang Lingkup Layanan Kami
Berikut adalah tugas operasional konkret yang ditangani oleh tim kami:
Yang Akan Anda Terima (Deliverables)
Output konkret, sistem, dan dokumentasi yang diserahterimakan untuk event Anda.
Kapan Sebaiknya Menghubungi Kami?
Idealnya konsultasi dilakukan sejak daftar tamu mulai disusun. Namun apabila event sudah dekat, tim kami tetap dapat membantu melakukan setup cepat, import database, konfigurasi QR Check-In, dan persiapan operasional sesuai waktu yang tersedia.
Pilihan Skema Pendampingan
Pilih tingkat keterlibatan tim kami yang paling sesuai dengan kapasitas internal dan skala acara Anda.
Self Service
Kami menyiapkan akun dan platform, Anda mengoperasikan event secara mandiri.
Assisted Setup & Support
Tim kami membantu pembersihan data tamu (Excel), konfigurasi sistem & QR Code, serta bantuan teknis responsif.
Batasan Ruang Lingkup Layanan
Kami menjaga kejujuran dan kejelasan fokus. Layanan kami berfokus penuh pada Digital Guest Management dan presensi tamu via dukungan sistem & remote support.
Jenis Event yang Kami Layani
Setiap jenis event punya kebutuhan tamu yang berbeda. Karena itu, layanan kami disesuaikan berdasarkan konteks operasional acara Anda.
Layanan untuk Wedding
RSVP keluarga & tamu undangan, QR check-in kedatangan, pengelolaan pax, data meja seating, layar sambutan, souvenir, & laporan hadir setelah acara.
Layanan untuk Corporate Event
Gala dinner, peluncuran produk, & RUPS dengan participant database, QR check-in, tracking kategori peserta, & export attendance report yang rapi.
Layanan untuk Wisuda dan Institusi Pendidikan
Registrasi wisudawan, orang tua, & tamu undangan dengan pembagian sesi, validasi QR, & alur multi-gate di hall utama.
Integrasi dengan Undangan dan Provider Lain
Sistem dan layanan kami fleksibel. Dapat digunakan bersama undangan digital einvite.id, provider undangan pihak ketiga, website undangan online yang sudah ada, maupun alur registrasi mandiri tanpa undangan terpisah.
Rincian Paket & Layanan Resmi
Dapatkan rincian paket Basic, Pro, Corporate, serta pilihan modul add-on terlengkap secara resmi di halaman Paket & Harga.
FAQ Layanan
Jawaban atas pertanyaan seputar durasi setup, kebutuhan jaringan internet, pendampingan remote, dan alur briefing operator.
Q: Apakah tim membantu setup sistem sebelum acara?
A: Ya, tim kami mengelola konfigurasi platform, import data tamu, dan alur gate sebelum hari-H.
Q: Apakah Buku Tamu bisa digunakan tanpa undangan online?
A: Bisa, layanan kami dapat beroperasi mandiri untuk registrasi, QR check-in, dan pelaporan presensi.
Q: Bagaimana teknis pendampingan pada hari-H?
A: Pada skema Assisted Setup & Support, tim spesialis kami mendampingi dan memantau operasional presensi Anda secara remote/online selama acara berlangsung.
Butuh Tim Operational Support untuk Event Anda?
Konsultasikan alur penyambutan tamu, jumlah gate, dan skema pendampingan remote yang paling sesuai untuk acara Anda.