Pusat Bantuan

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)

Cari jawaban cepat untuk mempermudah perencanaan operasional tamu event Anda.

Buku Tamu by Einvite.id adalah platform operasional tamu event modern untuk RSVP online, guest database, QR check-in cepat, seating, souvenir, dan report real-time.
Tidak. Buku Tamu by Einvite.id mengotomatiskan seluruh alur tamu, dari RSVP online pra-acara, manajemen meja (seating), welcome screen kustom, hingga pembagian suvenir secara tertib.
Metode manual menyulitkan pembaruan data tamu dan memicu antrean panjang. Buku Tamu by Einvite.id memusatkan koordinasi agar check-in dan data kehadiran terpantau rapi.
Sangat cocok untuk pesta pernikahan (wedding), gathering perusahaan, seminar, workshop, wisuda, launching produk, expo, dan event komunitas yang butuh pengelolaan tamu profesional.
Sangat cocok. Pasangan dan wedding organizer dapat memanfaatkan RSVP online, pax count, seating plan, welcome screen nama pengantin, souvenir tracking, dan rekap kehadiran hari-H.
Sangat cocok. Membantu registrasi tamu formal, pembagian kategori peserta (VIP/Internal), check-in cepat via scan QR, serta ekspor laporan kehadiran untuk pertanggungjawaban panitia.
Sangat membantu. Acara kecil dengan tim terbatas justru butuh sistem otomatis agar panitia tidak kewalahan mencatat kehadiran dan membagi meja secara manual.
Tidak. Anda dapat menggunakan sistem Buku Tamu by Einvite.id untuk self-registration, WhatsApp blast, RSVP mandiri, dan check-in lokasi tanpa memerlukan halaman website undangan eksternal.
Ya. Kami menyediakan demo sistem operasional tamu. Silakan hubungi tim kami melalui WhatsApp untuk melihat alur admin dashboard dan tampilan scan check-in hari-H.
Anda mengimpor data tamu, mengirim link RSVP via WhatsApp, memvalidasi konfirmasi hadir, menyusun meja (seating), memindai QR check-in saat tamu datang, dan mengekspor laporan akhir.
Ya. Sistem kami mendukung hosted RSVP publik dan RSVP privat terbatas (berbasis token) untuk mengonfirmasi jumlah kehadiran tamu pra-acara demi estimasi katering yang akurat.
Ya. Tamu dapat mengakses kembali halaman RSVP unik mereka untuk memperbarui status kedatangan atau jumlah pax, selama batas waktu konfirmasi dari panitia belum ditutup.
Bisa. Admin dapat menetapkan kuota maksimal pax per tamu undangan di dashboard untuk mencegah jumlah kedatangan rombongan melebihi kapasitas meja atau ruangan yang tersedia.
Ya. Untuk event terbuka seperti seminar, Anda dapat membagikan link registrasi publik agar calon peserta mendaftarkan diri secara mandiri dan otomatis menerima QR check-in.
Bisa. Anda dapat mengelompokkan tamu menjadi VIP, VVIP, Keluarga, Reguler, atau Vendor. Kategori ini membantu filter data, penempatan seating layout, serta pesan WhatsApp blast.
Ya. RSVP privat menggunakan link token unik per tamu. Tamu luar tidak bisa mengisi form tersebut karena data tidak cocok dengan daftar nama yang ada di database.
Bisa. Form RSVP mendukung input data tambahan seperti ucapan selamat, preferensi menu katering, nomor kendaraan, atau catatan khusus sesuai kebutuhan operasional event.
Ya. Status konfirmasi hadir, jumlah pax, dan catatan meja tamu otomatis tersinkronisasi secara real-time ke aplikasi scanner check-in staf di hari-H acara.
Waktu ideal adalah 2 hingga 4 minggu sebelum acara. Hal ini memberikan waktu yang cukup bagi tamu untuk merespons dan bagi panitia untuk memfinalisasi katering serta seating.
Ya. Karena setiap tamu memiliki id/token unik di database, satu link undangan hanya dapat merekam satu respons aktif. Pengisian ulang akan memperbarui data sebelumnya, bukan membuat entri baru.
Bisa. Fitur impor Excel tersedia di admin dashboard untuk mempermudah migrasi data nama tamu, nomor WhatsApp, kategori, pax kuota, dan nomor meja sekaligus.
Sistem kami mendukung file format spreadsheet Excel (.xlsx atau .xls) dan CSV. Kami juga menyediakan file template khusus untuk meminimalkan kesalahan struktur kolom.
Ya. Seluruh data check-in tamu, waktu kehadiran, jumlah pax hadir, detail gerbang masuk (gate), dan nama staf pemindai dapat diekspor menjadi laporan Excel (.xlsx) kapan saja.
Anda dapat langsung mengubah, menambah, atau menghapus data tamu secara satuan lewat admin dashboard. Data akan langsung terupdate ke aplikasi scanner lapangan dalam hitungan detik.
Ya. Buku Tamu by Einvite.id dapat diintegrasikan dengan undangan digital pihak ketiga melalui script integrasi khusus untuk menyelaraskan data RSVP dan pass QR check-in.
Anda cukup menaruh link RSVP Buku Tamu by Einvite.id di tombol undangan vendor lain, atau menggunakan script embed. Hubungi tim support kami untuk panduan integrasi alur data tamu.
Ya. Kami menerapkan protokol keamanan data ketat dengan token rules, origin restrictions untuk form embed, dan pembatasan akses dashboard hanya bagi staf resmi event.
Sistem kami diuji dan mampu menangani ribuan tamu (10.000+ data tamu per event) dengan performa pencarian database dan pemindaian yang tetap cepat dan lancar.
Tidak ada batasan ketat, namun disarankan mengunggah hingga 5.000 baris per file Excel untuk performa optimal. Jika lebih, Anda dapat membaginya menjadi beberapa file.
Ya. Setiap aktivitas penting seperti edit nama, ubah status RSVP manual, atau pergantian nomor meja terekam dalam log audit admin dashboard untuk transparansi kerja tim.
Ya. Setiap tamu mendapatkan QR Code unik. Saat hari-H, staf registrasi cukup memindai QR tersebut menggunakan kamera tablet atau smartphone untuk mencatat kehadiran instan.
Tidak. Sistem scan check-in kami memerlukan koneksi internet stabil (WiFi atau seluler) untuk menyinkronkan data antar gate secara real-time dan mencegah scan ganda.
Ya. Sistem kami mendukung sinkronisasi multi-gate. Beberapa staf dapat memindai QR Code tamu secara bersamaan di meja registrasi berbeda tanpa konflik data.
Ya. Jika satu undangan mewakili rombongan (misal: kuota 5 pax), satu QR Code dapat dipindai untuk check-in beberapa pax sekaligus sesuai konfirmasi kedatangan tamu.
Ya. Sistem menerapkan validasi anti-duplikasi scan. QR Code yang sudah terpakai akan langsung memicu peringatan merah di layar scanner jika dipindai kembali.
Staf registrasi dapat mencari nama tamu tersebut secara manual pada fitur pencarian cepat di aplikasi check-in, lalu memverifikasi dan melakukan check-in manual.
Ya. Staf registrasi hanya perlu login ke dashboard scanner menggunakan browser web di smartphone Android, iPhone, iPad, atau tablet tanpa perlu mengunduh aplikasi tambahan.
Semua smartphone/tablet dengan kamera aktif. Jika ingin lebih profesional, Anda juga bisa menyambungkan hardware USB/Bluetooth barcode scanner ke laptop/PC.
Setiap kali scan berhasil, data terkirim ke server pusat dalam milidetik. Semua gate lain otomatis membaca status tamu tersebut sudah hadir agar tidak bisa masuk lagi.
Proses pemindaian QR Code dan verifikasi data hanya memakan waktu 1 hingga 2 detik per tamu. Hal ini sangat memangkas antrean di meja registrasi dibanding cari nama di kertas.
Ya. Setiap log kehadiran tamu mencatat informasi gerbang masuk (gate) dan akun staf pemindai yang memproses kedatangannya, memudahkan pemantauan kinerja lapangan.
Ya. Layar scanner akan memunculkan warna hijau dengan bunyi sukses untuk check-in berhasil, dan warna merah dengan bunyi peringatan untuk scan ganda atau data salah.
Ya. Modul Seating Management membantu Anda merancang layout meja, zona, kapasitas kursi, serta memetakan penempatan tamu penting agar alur duduk di venue lebih tertib.
Tidak. Penentuan nomor meja tamu harus ditentukan terlebih dahulu oleh admin/panitia di dashboard (bisa via impor Excel) untuk menjaga akurasi penempatan protokoler.
Saat scan QR berhasil, nomor meja tamu langsung muncul di layar scanner staf dan welcome screen, sehingga petugas usher dapat langsung mengantarkan tamu ke mejanya.
Welcome Screen adalah layar tv/proyektor di gerbang masuk yang menyapa tamu secara personal (menampilkan nama dan meja mereka) secara real-time sesaat setelah scan check-in.
Bisa. Welcome Screen dapat disesuaikan lewat dashboard (seperti teks sambutan, warna latar belakang, logo, atau gambar pengantin/acara) agar selaras dengan dekorasi fisik.
Bisa. Modul Souvenir di dashboard Buku Tamu by Einvite.id membantu staf registrasi mencatat apakah tamu bersangkutan berhak menerima suvenir dan merekam status pengambilan suvenir.
Saat staf check-in menyerahkan suvenir, status "Sudah Diambil" terekam. Jika QR Code yang sama dipindai kembali untuk suvenir, sistem akan memblokir dan memberi peringatan.
Ya. Modul Doorprize menyediakan fitur acak (draw) tamu secara digital di dashboard. Nama pemenang yang beruntung akan muncul di layar utama dengan animasi menarik.
Anda dapat membatasi undian doorprize hanya untuk tamu yang statusnya sudah check-in (hadir di lokasi) dan belum pernah memenangkan hadiah sebelumnya di sesi pengundian itu.
Bisa. Sistem memiliki modul Angpao untuk mencatat amplop fisik, kado, atau transfer digital yang diterima di meja registrasi lengkap dengan pencarian nama pemberi.
Tersedia. Anda dapat mengirimkan pesan blast berisi link undangan dan gambar QR Code check-in ke ribuan nomor WhatsApp tamu secara terjadwal melalui Blast Center.
Ya. Jika fitur ini aktif, sistem otomatis mengirimkan pesan konfirmasi sukses RSVP beserta lampiran QR Code masuk ke WhatsApp tamu sesaat setelah mereka mengisi form.
Bisa. Buku Tamu by Einvite.id terintegrasi dengan gateway pengiriman pesan. Anda dapat menghubungkan perangkat WhatsApp Anda sendiri menggunakan metode scan QR (seperti WhatsApp Web).
Tidak ada jaminan 100% karena dipengaruhi oleh keaktifan nomor tujuan, kuota internet perangkat sender, serta kebijakan anti-spam (governance) dari pihak WhatsApp.
Ya. Admin dashboard dilengkapi dengan Laporan WhatsApp untuk melacak status pesan (Antre, Dikirim, Terkirim, atau Gagal) beserta log alasan kegagalan kirim.
Bisa. Anda dapat menyusun template pesan kustom menggunakan placeholders seperti `{nama_tamu}`, `{kategori}`, `{nomor_meja}`, dan `{link_rsvp}` agar terasa personal.
Tidak. Ketersediaan fitur seperti WhatsApp blast, Seating layout, Souvenir tracking, dan Doorprize dibatasi berdasarkan paket langganan dan konfigurasi event Anda.
Ya. Kami dapat membantu penyiapan data awal, impor daftar tamu Excel, upload layout seating, dan pengujian alur check-in secara online sesuai dengan paket layanan yang Anda ambil.
Tidak. Kami hanya menyediakan platform/sistem Buku Tamu by Einvite.id dan tidak menyediakan staf standby di lapangan. Kami menyarankan Anda berdiskusi dengan Event Organizer (EO) pilihan Anda untuk mengoperasikan sistem kami saat hari-H.
Anda dapat mengajukan upgrade paket atau kuota tambahan tamu secara langsung melalui menu Billing di admin dashboard, atau dengan menghubungi Account Manager kami.
Secara default, data event tetap dapat diakses dan diunduh hingga 30 hari setelah acara selesai. Setelah itu, data akan diarsipkan sesuai kebijakan retensi platform.
Batasan jumlah akun admin dashboard dan staf pemindai check-in ditentukan oleh tingkat paket langganan yang Anda pilih (mulai dari 3 staf hingga tidak terbatas).

Tidak Ditemukan Hasil

Tidak ada pertanyaan yang cocok dengan kata kunci Anda.

Masih memiliki pertanyaan?

Jika Anda tidak menemukan jawaban yang dicari, silakan hubungi tim dukungan pelanggan kami langsung.

Chat via WhatsApp